第一章 總則
第一條 為了進(jìn)一步健全我校學(xué)生資助工作檔案歸檔工作，保證應(yīng)歸檔文件的齊全完整，確保個(gè)人信息安全，提高工作效率和工作質(zhì)量，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法規(guī)，結(jié)合我校學(xué)生資助工作，特制定本辦法。
第二條 本辦法所稱(chēng)學(xué)生資助檔案，是指學(xué)生資助部門(mén)在辦理學(xué)生資助業(yè)務(wù)過(guò)程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的各種專(zhuān)業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。
第三條 學(xué)生工作部（學(xué)生處）學(xué)生資助管理中心和各學(xué)院（部）學(xué)生工作辦公室作為校級(jí)和院級(jí)學(xué)生資助業(yè)務(wù)檔案保管單位，應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法的規(guī)定和程序收集、整理、立卷、歸檔、保管學(xué)生資助業(yè)務(wù)材料，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。
第二章 檔案管理機(jī)構(gòu)人員及職責(zé)
第四條 我校學(xué)生資助工作檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“資助檔案”）管理由學(xué)校學(xué)生資助工作領(lǐng)導(dǎo)小組全面負(fù)責(zé)，學(xué)生工作部（學(xué)生處）學(xué)生資助管理中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“學(xué)生資助管理中心”）具體實(shí)施，各學(xué)院（部）學(xué)生工作辦公室安排專(zhuān)人主管。
第五條 學(xué)生資助管理中心職責(zé)：負(fù)責(zé)校級(jí)學(xué)生資助工作檔案的建檔、保存及查閱工作，幫助、指導(dǎo)和檢查各學(xué)院（部）建檔工作。
第六條 各學(xué)院（部）職責(zé)：按照本辦法及實(shí)施細(xì)則開(kāi)展學(xué)生資助工作的檔案建設(shè)工作及檔案的日常管理工作；指定本學(xué)院（部）的檔案借閱、保密和保管等制度；貫徹執(zhí)行上級(jí)資助部門(mén)其他意見(jiàn)。
第三章 檔案建檔和歸檔要求
第七條 學(xué)生資助管理中心建檔和歸檔的要求。
（一）學(xué)生資助管理中心根據(jù)具體情況，建立與健全文件材料的形成、積累和歸檔制度，對(duì)辦理完畢應(yīng)歸檔的文件實(shí)行集中管理；
（二）學(xué)生資助管理中心應(yīng)按歸檔要求檢查歸檔文件材料，并將辦理完畢應(yīng)歸檔的文件隨時(shí)進(jìn)行收集歸檔、定時(shí)清理核對(duì)。各種有關(guān)學(xué)生資助工作的會(huì)議文件及內(nèi)部文件要隨時(shí)收集歸檔，保證應(yīng)歸檔材料的完整、齊全；
（三）學(xué)生資助管理中心要對(duì)學(xué)生資助工作形成的電子文件進(jìn)行存檔，并分類(lèi)管理，按學(xué)年將電子檔案歸檔保存；
（四）歸檔文件整理及質(zhì)量要求根據(jù)《國(guó)家檔案局關(guān)于發(fā)布檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)<歸檔文件整理規(guī)則>的通知》(檔發(fā)〔2015〕6號(hào))實(shí)行。
第四章 檔案的保管與使用
第八條 資助檔案管理實(shí)行單獨(dú)管理的原則。資助檔案應(yīng)在專(zhuān)門(mén)設(shè)立的學(xué)生檔案室集中保管，學(xué)生資助管理中心應(yīng)指定專(zhuān)門(mén)的工作人員負(fù)檔案管理工作。
第九條 資助檔案的保管應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家及學(xué)校有關(guān)檔案管理的安全規(guī)定。
第十條 因工作需要查閱和借閱學(xué)生檔案，須遵守下列規(guī)定：
（一）經(jīng)學(xué)院（部）黨組織書(shū)記批準(zhǔn)，班導(dǎo)師、輔導(dǎo)員可查閱本學(xué)院（部）學(xué)生檔案，其他人未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱資助檔案。
（二）查閱資助檔案應(yīng)在檔案室進(jìn)行，并按規(guī)定履行登記手續(xù)。
（三）學(xué)生個(gè)人不得查閱他人檔案。
（四）查閱資助檔案時(shí)，不得涂改、圈劃、污損、拆散、抽取、撤換、增添檔案材料。
（五）查閱學(xué)生檔案時(shí)，不得擅自復(fù)制學(xué)生檔案材料；確因工作需要的，經(jīng)學(xué)院黨組織書(shū)記、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可復(fù)印。
第十一條 學(xué)生檔案一律不得借出。如確需借出使用，需經(jīng)學(xué)生所在學(xué)院黨組織書(shū)記、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。
第十二條 學(xué)生資助管理中心工作人員調(diào)整工作崗位或離職時(shí)，應(yīng)認(rèn)真做好檔案交接工作，個(gè)人不得擅自帶走或隨意銷(xiāo)毀檔案材料。
第五章 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
第十三條 每學(xué)年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次鑒定，根據(jù)相關(guān)規(guī)定和學(xué)生工作實(shí)際，對(duì)保存期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀以及對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整的意見(jiàn)。
第十四條 檔案鑒定工作程序：由學(xué)生資助管理中心對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行初步鑒定，提出鑒定意見(jiàn)，交學(xué)校學(xué)生資助工作領(lǐng)導(dǎo)小組審定。經(jīng)過(guò)審定為銷(xiāo)毀的檔案打包后移交機(jī)要科進(jìn)行銷(xiāo)毀。
第十五條 檔案銷(xiāo)毀的工作由學(xué)生資助管理中心負(fù)責(zé)，應(yīng)制定兩人以上進(jìn)行，認(rèn)真核對(duì)銷(xiāo)毀的檔案和清冊(cè)，并注明銷(xiāo)毀的方式與日期。
第六章 附則
第十六條 我校學(xué)生資助工作檔案采取兩級(jí)管理模式，各學(xué)院（部）須建立完善學(xué)院（部）資助檔案的管理制度。
第十七條 本辦法同時(shí)印發(fā)《五邑大學(xué)學(xué)生資助工作文件材料歸檔和保存期限》。
第十八條 本辦法由五邑大學(xué)學(xué)生工作部（學(xué)生處）負(fù)責(zé)解釋。
第十九條 本辦法至印發(fā)之日起實(shí)施。
